Obligación de las empresas de llevar un registro de las horas de trabajo de todos los trabajadores

La reciente instrucción 3/2016 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, considera que "no es admisible que, con la invocación de la flexibilidad horaria que ofrecen las normas laborales, se puedan perjudicar los derechos de los trabajadores y se altere el equilibrio contractual mediante la prolongación indebida de la jornada laboral ". En otras palabras, que los empresarios no pueden refugiarse en la flexibilidad horaria de la jornada para no retribuir las horas extras.

Muy al contrario, este organismo del Ministerio de Empleo considera en esta instrucción a sus inspectores, que la flexibilidad horaria en las empresas justifica el refuerzo de las normas laborales "particularmente de las normas sobre el registro de la jornada de trabajo diaria".

A la vista de estos argumentos la Inspección ha decidido "intensificar el control del cumplimiento de la normativa del tiempo de trabajo"; en particular sobre el respeto de la jornada máxima, las horas extraordinarias y sobre la correcta compensación y cotización, en caso de que se realicen.

Según lo ordenado en esta instrucción, este mayor control está produciendo ya actualmente en los sectores de banca, industria manufacturera, hostelería, comercio, reparación de vehículos, actividades sanitarias y servicios sociales y actividades financieras y de seguros.

Así, fuentes de la Administración explican que cuando los inspectores y subinspectores realizan sus correspondientes visitas para controlar esta materia actúan sobre cuatro frentes: comprobar la realización de horas extras y que éstas no superen el máximo legal (80 anuales), su remuneración y cotización, el registro de la jornada por parte de la empresa, y si, tal como exige la ley, los representantes de los trabajadores están siendo informados de su realización.

Precisamente, el registro de la jornada es el punto que más polémica está suscitando en las visitas de los inspectores.

La ley obliga al empresario que contabilice las horas de sus trabajadores a tiempo parcial, para determinar la realización de las denominadas horas complementarias y controlar si realmente ya jornada declarada en contrato y por la que se viene cotizando es la correcta y real, pero no establece esta obligación con la misma nitidez para los trabajadores con jornadas completas donde es considera una facultad de la empresa pero no una obligación a priori, sin embargo, en 2015 hubo unas sentencias de la Audiencia Nacional sobre estos aspectos que determinaron la necesidad de llevar un registro horario diario para poder la empresa demostrar si se realizan horas extraordinarias o no.

Hasta ahora, era el trabajador quien debía acreditar que había realizado horas extras, en el momento de reclamarlas. Es más, la jurisprudencia sólo exigía a las empresas que registraran el horario diario para compensar las horas extras, si éstas se producían en la empresa. De lo contrario, no estaban obligadas.

Pero esto ha cambiado, después de dos sentencias de la Audiencia Nacional del 4 de diciembre de 2015 (caso Bankia) y otra del 19 de febrero de 2016 (caso NCG Banco). En estos pronunciamientos, los jueces concluyen que las empresas sí deben llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores, para que los inspectores de Trabajo puedan determinar "si se superan o no los límites de la jornada ordinaria" y, por tanto, el trabajador ha realizado horas extraordinarias.

Así lo indica también un informe de la Dirección General de Empleo que indica que "para saber si se han realizado horas extraordinarias, hay que conocer con exactitud el número de horas ordinarias trabajadas".

Ante todo ello, la Inspección parece que está siendo muy agresiva en el control de las horas extra, y muy severos con las empresas que no registran las jornadas ordinarias de sus trabajadores, llegando a sancionar gravemente por eso ya a día de hoy y está claro, pues, que las empresas tienen la obligación legal de controlar el horario de sus trabajadores aunque, evidentemente, esto genera un problema técnico y económico para que las empresas deben estudiar qué tipo de sistema se establece y implantarse el, con los inconvenientes y tiempo a invertir que todo esto conlleva para cumplir con lo que la inspección pide y más cuando hay "un vacío legal" porque no hay un reglamento que fije las fórmulas de control adecuadas para cada sector .

Ante todo esto, el primer método en que se piensa son las máquinas de fichar, pero éstas no siempre sirven para que, sin duda, hay sectores donde el trabajador entra y sale constantemente de su puesto de trabajo pero no deja de trabajar fuera o de otros que trabajan desde casa y cada tipo de actividad requerirá un control específico; además los sistemas de fichar también se pueden manipular ya veces no hay posibilidad de que la firma del trabajador se pueda hacer constar; parece que los inspectores, al menos en Lleida, no se fían demasiado de los sistemas de fichar y para realizar este control piden registros más bien manuales con la firma del trabajador con quien, seguramente, también contrastarán la realidad del que conste.

La ley indica que las horas extraordinarias se pueden pagar o compensar con tiempo de descanso. Pero estas horas también cotizan a la Seguridad Social.
Por ello, si no se contabilizan o se realizan sin contraprestación -como pasó con más de la mitad de las horas extras que se realizaron en 2015, según considera la misma inspección fruto de las investigaciones realizadas durante el pasado ejercicio-, además de la pérdida de derechos laborales que supone, tiene un doble efecto negativo para las arcas de la Seguridad Social.

Por un lado, s'el.ludiex su cotización a la seguridad social, que es del 14% del salario bruto del empleado en el caso de las horas extras de fuerza mayor, y del 28,3% -igual que las horas ordinarias- para el resto de horas extras. Con lo que supone una notable pérdida de ingresos. Y, por otra parte, las 3,5 millones de horas extras realizadas en la semana y no pagadas el año pasado, equivaldrían a la creación 156.300 nuevos puestos de trabajo asalariados a tiempo completo. Los ingresos por cotizaciones de estos puestos de trabajo suponen también dinero no recaudado, según considera la Inspección que considera que más de la mitad de los excesos de jornada no se pagan

El año pasado los 14,8 millones de asalariados que había en España realizaron una media de 6,3 millones de horas extras a la semana (más de 327 millones al año), según los datos de 2015 de la Encuesta de Población Activa (EPA). El Estatuto de los Trabajadores establece que, bien mediante convenio colectivo o contrato individual, se fije el pago de estas horas (siempre por encima de lo que se paga la hora ordinaria) o se compense con el tiempo equivalente de descanso. En ausencia de pacto, se entiende que estas horas pagarán con tiempo de descanso que se disfrutará en los cuatro meses siguientes a su realización. Pero no todas estas horas se recompensar.

Los datos de la EPA indican que el año pasado se realizaron 3,5 millones de hora extra a la semana no pagadas ni con dinero ni con tiempo de descanso; frente a 2,8 millones de horas que sí fueron retribuidas. Esto supone que el 56% de las horas extras realizadas el año pasado no se retribuir, en comparación con el 39% que no se compensaban 2008.

Es más, según un reciente estudio del Gabinete Técnico de Comisiones Obreras (CC OO), durante la crisis se han reducido considerablemente las horas extras, que han caído más que el empleo. Si bien, lo más destacable es que se ha modificado la composición de estas horas: su reducción se ha concentrado casi en exclusiva a las horas extras pagadas, mientras que la que no se retribuyen apenas han caído entre 2008 y 2015. "Con dos millones menos de trabajadores se sigue realizando un volumen similar de horas extras no pagadas, al tiempo que se han reducido la mitad las extras compensadas". Este informe precisa, además, que apenas hay coincidencia entre los asalariados que realizan estas horas de forma pagada y los que las realizan sin retribución.

En el sector servicios se realizaron tres de cada cuatro horas extras el año pasado y el 60% de ellas fueron no pagadas. El mayor número de horas extras pagadas por asalariado se da en la sanidad (12,8 horas) mientras que las no pagadas se dan más en la hostelería (12,5 horas).

Todas estas consideraciones han llevado a la Inspección de Trabajo a establecer nuevos criterios de control de la jornada laboral y registro horario diaria con NOVEDADES IMPORTANTES en relación con el REGISTRO HORARIO regulado en el artículo 12.4 c) del Estatuto de los Trabajadores para los Contratos a tiempo Parcial y el CONTROL dE HORAS EXTRAORDINARIAS regulado en el artículo 35.5 del mismo Estatuto en materia de Jornada Laboral.

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social exige que todas las empresas lleven un REGISTRO DIARIO DE LAS HORAS DE TRABAJO DE TODOS LOS TRABAJADORES, tanto si la Jornada es Parcial como si es Entera.

Según esta instrucción la Inspección de Trabajo exige que las empresas tengan firmados debidamente los registros diarios de horas de trabajo, sin admitir que se puedan presentar al inspector actuante en fecha posterior a la visita y pudiendo sancionar a la empresa si no dispone del registro del cada día del mes corriente hasta la fecha de la visita así como de los meses anteriores.

La presunción de la realización de horas extraordinarias juega a favor del trabajador que alegue su realización en caso de que la empresa no tenga confeccionados y debidamente firmados los registros horarios y además, la Inspección de Trabajo considera que no tenerlos al día al momento de la visita también puede ser sancionable.

Por todo ello, nos vemos obligados a informarle y le podemos facilitar un modelo de registro horario diario que deben firmar todos los trabajadores de su empresa cada día.

Sin embargo, nosotros consideramos que estos registros también hay totalizarse mensualmente y guardarlos junto con las nóminas de cada mes e insistimos en que ante una eventual inspección de trabajo les pueden exigir los registros horarios de la jornada de todos sus trabajadores hasta el día de la visita.

Sin otro particular, aprovechamos la ocasión para saludarle atentamente y le recordamos que estamos a su disposición para cualquier aclaración o consulta.