Obligació de les empreses de portar un registre de les hores de treball de tots els treballadors

La recent instrucció 3/2016 de la Inspecció de Treball i Seguretat Social, considera que "no és admissible que, amb la invocació de la flexibilitat horària que ofereixen les normes laborals, es puguin perjudicar els drets dels treballadors i s'alteri l'equilibri contractual mitjançant la prolongació indeguda de la jornada laboral ". En altres paraules, que els empresaris no poden refugiar-se en la flexibilitat horària de la jornada per no retribuir les hores extres.

Molt al contrari, aquest organisme del Ministeri d'Ocupació considera en aquesta instrucció als seus inspectors, que la flexibilitat horària en les empreses justifica el reforç de les normes laborals "particularment de les normes sobre el registre de la jornada de treball diària".

A la vista d'aquests arguments la Inspecció ha decidit "intensificar el control del compliment de la normativa del temps de treball"; en particular sobre el respecte de la jornada màxima, les hores extraordinàries i sobre la correcta compensació i cotització, en el cas que es realitzin.

Segons l'ordenat en aquesta instrucció, aquest major control s'està produint ja actualment en els sectors de banca, indústria manufacturera, hosteleria, comerç, reparació de vehicles, activitats sanitàries i serveis socials i activitats financeres i d'assegurances.

Així, fonts de l'Administració expliquen que quan els inspectors i subinspectors realitzen les seves corresponents visites per controlar aquesta matèria actuen sobre quatre fronts: comprovar la realització d'hores extres i que aquestes no superin el màxim legal (80 anuals), la seva remuneració i cotització, el registre de la jornada per part de l'empresa, i si, tal com exigeix ​​la llei, els representants dels treballadors estan essent informats de la seva realització.

Precisament, el registre de la jornada és el punt que més polèmica està suscitant en les visites dels inspectors.

La llei obliga a l'empresari que comptabilitzi les hores dels seus treballadors a temps parcial, per determinar la realització de les denominades hores complementàries i controlar si realment ja jornada declarada en contracte i per la que es ve cotitzant és la correcta i real, però no estableix aquesta obligació amb la mateixa nitidesa per als treballadors amb jornades completes on és considera una facultat de l’empresa però no una obligació a priori, no obstant, l’any 2015 hi va haver unes sentències de l’Audiència Nacional sobre aquests aspectes que van determinar la necessitat de portar un registre horari diari per tal de poder l’empresa demostrar si es realitzen hores extraordinàries o no.

Fins ara, era el treballador qui havia d'acreditar que havia realitzat hores extres, en el moment de reclamar-les. És més, la jurisprudència només exigia a les empreses que registressin l'horari diari per tal de compensar les hores extres, si aquestes es produïen a l'empresa. Altrament, no estaven obligades.

Però això ha canviat, després de dos sentències de l'Audiència Nacional del 4 de desembre de 2015 (cas Bankia) i una altra del 19 de febrer de 2016 (cas NCG Banco). En aquests pronunciaments, els jutges conclouen que les empreses sí han de portar un registre diari de la jornada dels seus treballadors, perquè els inspectors de Treball puguin determinar "si se superen o no els límits de la jornada ordinària" i, per tant, el treballador ha realitzat hores extraordinàries.

Així ho indica també un informe de la Direcció general d'Ocupació que indica que "per saber si s'han realitzat hores extraordinàries, cal conèixer amb exactitud el nombre d’ hores ordinàries treballades".

Davant de tot això, la Inspecció sembla que està sent molt agressiva en el control de les hores extra, i molt severs amb les empreses que no registren les jornades ordinàries dels seus treballadors, arribant a sancionar greument per això ja a dia d’avui i està clar, doncs, que les empreses tenen l'obligació legal de controlar l'horari dels seus treballadors encara que, evidentment, això genera un problema tècnic i econòmic perquè les empreses han d'estudiar quin tipus de sistema s'estableix i implantar-lo, amb els inconvenients i temps a invertir que tot això comporta per tal de complir amb el que la inspecció demana i més quan hi ha “un buit legal” perquè no hi ha un reglament que fixi les fórmules de control adients per a cada sector.

Davant tot això, el primer mètode en què es pensa són les màquines de fitxar, però aquestes no sempre serveixen perquè, sense dubte, hi ha sectors on el treballador entra i surt constantment del seu lloc de treball però no deixa de treballar fora o d'altres que treballen des de casa i cada tipus d'activitat requerirà un control específic; a més els sistemes de fitxar també es poden manipular i a vegades no hi ha possibilitat de que la signatura del treballador es pugui fer constar; sembla que els inspectors, al menys a Lleida, no es refien massa dels sistemes de fitxar i per tal de realitzar aquest control demanen registres més aviat manuals amb la signatura del treballador amb qui, segurament, també contrastaran la realitat del que hi consti.

La llei indica que les hores extraordinàries es poden pagar o compensar amb temps de descans. Però aquestes hores també cotitzen a la Seguretat Social.
Per això, si no es comptabilitzen o es realitzen sense contraprestació -com va passar amb més de la meitat de les hores extres que es van realitzar en 2015, segons considera la mateixa inspecció fruit de les investigacions fetes durant el passat exercici-, a més de la pèrdua de drets laborals que suposa, té un doble efecte negatiu per a les arques de la Seguretat Social.

D'una banda, s’el.ludiex la seva cotització a la seguretat social, que és del 14% del salari brut de l'empleat en el cas de les hores extres de força major, i del 28,3% -igual que les hores ordinàries- per a la resta d'hores extres. Amb el que suposa una notable pèrdua d'ingressos. I, d'altra banda, les 3,5 milions d'hores extres realitzades a la setmana i no pagades l'any passat, equivaldrien a la creació 156.300 nous llocs de treball assalariats a temps complet. Els ingressos per cotitzacions d'aquests llocs de treball suposen també diners no recaptat, segons considera la Inspecció que considera que més de la meitat dels excessos de jornada no es paguen

L'any passat els 14,8 milions d'assalariats que hi havia a Espanya van realitzar una mitjana de 6,3 milions d'hores extres a la setmana (més de 327 milions a l'any), segons les dades de 2015 de l'Enquesta de Població Activa (EPA ). L'Estatut dels Treballadors estableix que, bé mitjançant conveni col·lectiu o contracte individual, es fixi el pagament d'aquestes hores (sempre per sobre del que es paga l'hora ordinària) o es compensi amb el temps equivalent de descans. En absència de pacte, s'entén que aquestes hores pagaran amb temps de descans que s'ha de gaudir en els quatre mesos següents a la seva realització. Però no totes aquestes hores es van recompensar.

Les dades de l'EPA indiquen que l'any passat es van realitzar 3,5 milions d'hora extra a la setmana no pagades ni amb diners ni amb temps de descans; enfront de 2,8 milions d'hores que sí que van ser retribuïdes. Això suposa que el 56% de les hores extres realitzades l'any passat no es van retribuir, en comparació amb el 39% que no es compensaven en 2008.

És més, segons un recent estudi del Gabinet Tècnic de Comissions Obreres (CC OO), durant la crisi s'han reduït considerablement les hores extres, que han caigut més que l'ocupació. Si bé, el més destacable és que s'ha modificat la composició d'aquestes hores: la seva reducció s'ha concentrat gairebé en exclusiva a les hores extres pagades, mentre que la que no es retribueixen amb prou feines han caigut entre 2008 i 2015. "Amb dos milions menys de treballadors es continua realitzant un volum similar d'hores extres no pagades, alhora que s'han reduït la meitat les extres compensades ". Aquest informe precisa, a més, que a penes hi ha coincidència entre els assalariats que realitzen aquestes hores de forma pagada i els que les realitzen sense retribució.

En el sector serveis es van realitzar tres de cada quatre hores extres l'any passat i el 60% d'elles van ser no pagades. El major nombre d'hores extres pagades per assalariat es dóna en la sanitat (12,8 hores) mentre que les no pagades es donen més en l'hostaleria (12,5 hores).

Totes aquestes consideracions han portat a la Inspecció de Treball a establir nous criteris de control de la jornada laboral i registre horari diària amb NOVETATS IMPORTANTSen relació amb el REGISTRE HORARI regulat a l’article 12.4 c) de l’Estatut dels Treballadors pels Contractes a Temps Parcial i el CONTROL D’HORES EXTRAORDINÀRIES regulat a l’article 35.5 del mateix Estatut en matèria de Jornada Laboral.

La Inspecció de Treball i Seguretat Social exigeix que totes les empreses portin un REGISTRE DIARI DE LES HORES DE TREBALL DE TOTS ELS TREBALLADORS, tant si la Jornada és Parcial com si és Sencera.

Segons aquesta instrucció la Inspecció de Treball exigeix que les empreses tinguin signats degudament els registres diaris d’hores de treball, sense admetre que es puguin presentar a l’inspector actuant en data posterior a la visita i podent sancionar a l’empresa si no disposa del registre del cada dia del mes corrent fins a la data de la visita així com dels mesos anteriors.

La presumpció de la realització d’hores extraordinàries juga a favor del treballador que al.legui la seva realització en cas de que l’empresa no tingui confeccionats i degudament signats els registres horaris i a més, la Inspecció de Treball considera que no tenir-los al dia al  moment de la visita també pot ser sancionable.

Per tot això, ens veiem obligats a informar-lo i li podem facilitar un model de registre horari diari que han de signar tots els treballadors de la seva empresa cada dia.

No obstant, nosaltres considerem que aquests registres també cal totalitzar-los mensualment i guardar-los juntament amb les nòmines de cada mes i insistim en què davant una eventual inspecció de treball els poden exigir els registres horaris de la jornada de tots els seus treballadors fins al dia de la visita.

Sense cap altre particular, aprofitem l’ocasió per saludar-lo atentament i li recordem que estem a la seva disposició per a qualsevol aclariment o consulta.